В 19 веке Татьяна Ларина отправила Евгению Онегину обычное бумажное письмо. Если бы Татьяна захотела провернуть нечто подобное сейчас, это был бы скорее email. Не важно, какое вы отправляете письмо, — написанное от руки или набранное на клавиатуре. Злободневным остаётся поиск ответа на вопрос: как нужно писать письма, чтобы их не удаляли одним кликом и не выбрасывали в мусорную корзину?
Иногда от одного письма зависит многое: устроитесь ли вы на престижную работу, найдёте ли для воплощения в жизнь важнейшего проекта подходящего спонсора. Письмо нужно воспринимать исключительно как товар, даже если изначально вы не планировали ничего продавать.
У получателей имеется три негласных правила, как поступать с корреспонденцией: прочитать и оперативно ответить; прочесть и удалить; не начинать чтение и моментально удалить. Оба последних варианта категорически не приемлемы. Нужно в обязательном порядке приложить максимум усилий, чтобы письмо произвело неизгладимое впечатление!
Краткий курс правильного написания первых писем
1. Нужно или не нужно? Перед тем, как присаживаться набирать письмо, задайтесь вопросом, стоит ли писать? Если вы планируете получить в письме ответ на терзающий вопрос, подумайте, может будет лучше задать его не адресату, а поисковику в интернете, что прекрасно сэкономит не только ваше время, но и время адресата.
2. Приветствие. Прежде чем бросаться с места в карьер, активно разглагольствуя о плюсах вынашиваемой идеи, будет правильным для начала поприветствовать адресата.
3. Выбор приветствия. Если вы пишете первое письмо и тесный контакт, налаживаемый годами, пока не установлен, беспроигрышный вариант начать послание с «Добрый день!». Чтобы не сойти за панибрата, нужно категорически избегать «Привет».
4. Персонализация. В обязательном порядке указывайте персону, которой вы адресуете послание. Перед тем, как сесть за письмо, потрудитесь уточнить имя адресата. Стандартное «Здравствуйте» напоминает скорее массовую рассылку. Письмо с именем смотрится более выигрышно.
5. Правильное имя и фамилия. Грубейшая ошибка в имени моментально оттолкнёт получателя, даже если изначально у вас были самые искренние побуждения.
6. Эмоциональная связь. Нужно установить с адресатом тончайшую эмоциональную связь, настроив его на нужный лад. Употребление убойной фразы «Как ваш земляк из Витебска…» попадает в самое яблочко!
7. Краткость и чёткость. Не нужно долго размусоливать — лучше переходить сразу к сути. Зачем тратить личное и рабочее время получателя? Простыни на пяти страницах мелким почерком с перечислением скучнейших подробностей категорически неуместны. Предложение должно быть изложено чётко, понятно, доходчиво.
8. Исключение передразнивания. Не пытайтесь передразнивать!
В качестве примера рассмотрим некорректное письмо:
«Привет, Станислав! Изучил ваш ассортимент. Он конечно разнообразен. Можно без труда найти подходящие рынки сбыта даже в странах Западной Европы. И у меня возникло несколько заманчивых идей по улучшению ваших продаж в данном направлении. Любопытно? Пишите на электронную почту! Жду ответа! Александр».
9. Ссылка. В написании письма будет уместным дать ссылку на ваш сайт, чтобы адресат не тратил время на самостоятельные поиски в интернете. Несмотря на то, что на это уходит несколько минут, получателю быстро надоест самому искать координаты десятка компаний.
10. Грамматические ошибки. Если в основе вашей идеи лежат грубейшие ошибки, это отбивает всякое желание не только ближе ознакомиться с предложением, но даже дочитывать письмо.
Беспроигрышные экспресс-советы для первого письма:
- меньше «воды»;
- небольшие предложения;
- избегание канцелярщины и пустых слов;
- призыв к действию;
- использование качественных картинок (если в этом имеется необходимость).
Главное в написании первого письма — запасть в душу адресату, перелопачивающему в день уйму корреспонденции. Победа заключается в том, что получатель не просто возьмётся за ваше письмо, но дочитает его и ответит, заинтересовавшись предлагаемой услугой. В таком случае будьте уверены, что с задачей по написанию первого письма вы справились на отлично!
